ZoomやSkypeを使えば自宅で会議ができる！
何か気を付けた方がいいことってある？
マナーを守らないと途端に不便になっちゃうよ
どんなマナーに気をつけたらいいのか私気になります！
web会議で気をつけておくべきマナーを解説していくね
新型コロナウイルスの影響によって
SkypeやZoomなどのweb会議ツールを使ったリモートワークが盛んになっています。
サラリーマンの会議はもちろん、学生さんの授業もwebで行われるところが増えています。
★オススメ記事
実際にweb会議に参加した方は「なんて便利なんだ！」と感動したかもしれません。
しかしweb会議を快適に行うためには、いくつかの大切なマナーがあります。
ご存知でしたか？
これまでweb会議に馴染みのなかった方たちが多く利用し始めたことで
会議の進行に支障が出るケースが目立ってきています。
この記事ではweb会議初心者の方に向けて「守っておくとよいマナー」を３つ紹介します！
はじめに
この記事では
「上司より先に退室するのはいけません」
「身だしなみを整えましょう」
といったようなルールを強いるものではありません。
あくまで「会議を快適に進めるための方法」について解説しています。
今さら聞けない！web会議のマナー３選（動画編）
この内容はYouTubeでも解説しています。
動画の方が聴きやすい方はコチラをご覧ください。
web会議で守るべきマナー３選
ここからは早速、web会議で守っておくとよいマナーを解説していきます。
「ボク（私）は大丈夫だよ～」なんて思っていませんか？
これまで数え切れないほどのweb会議や研修の中継をしていた私から見ると
初心者の方に共通する守れていないマナーがあります。
場合によっては信用問題に及ぶ可能性もありますので心してご覧ください！！！
web会議で守るべきマナーは以下の３つです。
ここがポイント
①静かな環境で参加しよう
②人が話している時は静かにしよう
③リアクションは大きめに取ろう
①静かな環境で参加しよう
ここからはそれぞれの項目について解説していきます。
まず１つ目は「静かな環境で参加しよう」です。
web会議で最も大切なのは「音声」です。
SkypeやZoomでは２か所以上から同時に音声が入ると音が聞こえなくなってしまいます。
もし仮にあなたが交通量の多い道路沿いのオフィスから参加したとしましょう。
会議に参加している他のメンバーは車が通るたびにみんなの声が聞こえなくなってしまい
何度も聞き返したり、あなたの言った言葉を勝手に推測してしまうかもしれません。
これでは会議の意味がありませんよね。
その他にもweb会議で起こりやすい騒音は以下のようなものがあります。
さらに詳しく
・テレビの音
・家族の話し声
・車や電車の騒音
・電話の話し声
対応策は以下のものがあります
対応策
・自分のマイクをミュートにする
・電話に出る時はその場から離れる
周囲が騒がしい状態でやむを得ず参加する場合には、必ずマイクをミュートにしましょう。
こうすることで相手に音声が届かなくなるので、会議をスムーズに進められます。
但し自分の声も入らなくなるので
話すときにはミュートを解除するのを忘れないでくださいね♪
最も注意してほしいのは「電話」です。
電話がかかってくると、その場で出てしまう人がいますがこれは絶対にNGです。
その理由はweb会議で最も注意すべき「ハウリング」が起きてしまうからです。
さらに詳しく
ハウリングとは
音響機器を調整する時に鳴る「キーン！」というあの音です。
スピーカーから出た音をマイクが拾ってしまい、その音がスピーカーから出て
またマイクが拾う・・・というループの状態です。
つまり、パソコンから出ている音を電話のマイクが拾って
スピーカーから出た音をパソコンのマイクが拾って・・・
という状態になってしまいます。
ハウリングが起きると、あの不快な音を響かせることになってしまい
参加者全員に悪影響が出てしまうのです。
web会議中に電話がかかってきた場合には、その場から離れて出るようにしてくださいね♪
②人が話している時は静かにしよう
２つ目は「人が話している時は静かにしよう」です。
これは１つ目とも重なってきますが
２か所以上から音声が入ると音が聞こえなくなってしまうからです。
もし相手が話している途中に「でもそれってさ・・・」なんて話を被せてしまったら
参加者全員が音声を聴きとれない事態になってしまいます。
これでは会議として成立しないですよね。
その他にもこんなケースがよく見られます。
ここに注意
・「うんうん」、「わかるわかる」と大きい相槌を打つ
・相手は言い終わる前に話し始めてしまう
対応策には以下のものがあります
解決策
・相槌は声ではなく「うなずき」で示す
・相手に言い終わりを待って話す
・ファシリテーターに進行を任せる
普段の会議と同様に全体の空気を読みつつ、話し終わりを待ってから意見を言いましょう。
ファシリテーターを決めておくと会議がスムーズに進みやすくなるのでオススメです。
③リアクションは大きめに取ろう
３つ目は「リアクションは大きめに取ろう」です。
これまで解説してきたようにweb会議では相手が話している時に声を出さないため
話している側は相手のリアクションが分かりにくいです。
「あれ？みんなにちゃんと聞こえてるのかな？」と不安になってしまうのです。
このように感じてしまうと注意が会議の内容以外に向いてしまうので意味がありませんね。
その他にもこんなケースが見られます。
ここに注意
対応策には以下のものがあります
解決策
・大きくうなずいたり首をふって意志を示す
・○や×などをジェスチャーで示す
このようにジェスチャーなどを大きくしてリアクションを示すと会議がスムーズに進みます。
web会議を快適にするために
この記事では「web会議で気をつけておくべきマナー」を３つ解説してきました。
ここがポイント
①静かな環境で参加しよう
②人が話している時は静かにしよう
③リアクションは大きめに取ろう
せっかくの便利なツールもマナーの悪い人がいることによって
本来の会議が持つ意味を失い、かえって便利でなくなってしまいます。
これから自宅で会議ができるようになれば、通勤時間も交通費もかからなくなります。
余った時間やお金は自分のために使うも良し、家族や大切な人に使うも良し。
より生産的により幸せに生きる重要なツールになるのかもしれません。
この記事では解説しきれませんでしたが
「音声」の問題には、マイクの性能問題と通信速度の問題があります。
これらは以下の記事で解説していますので是非ご覧ください。
それでは。
