Zoomのセキュリティホールが指摘される
今回はZoomをできるだけ安全に使うための設定についてまとめていくね。
セミナーでも使わない方がいいのかな？
Zoomは使わない方がいい？
Zoomのセキュリティに関する問題が指摘されてから少し日が経ちました。
冒頭の会話のように「Zoom使っても大丈夫なの？」と不安になっている方も多いでしょう。
Zoomが指摘された問題は、以下の記事にまとめていますのでご覧ください。
この記事ではZoomのCEOであるエリック・ユアン氏が推奨したチェックリストをベースにして
Zoomで会議やセミナーを主催・運営する人がしておくべき設定を解説していきます。
↑の記事でも解説しているように、設定うんぬん以前に余程の理由がない限り参加リンクは公開しないようにしましょう。
Zoom主催者が検討すべき設定
Zoomを主催する人が設定しておくとよい設定は以下の４つです。
ここがポイント
② 待合室機能を使う
③ 参加者が揃ったら会議をロックする
④ 共同ホストを依頼する
ここからはそれぞれの項目について解説していきます。
１．パスワードを設定する
まず最も基本的な設定は「パスワードかける」です。
Zoomは参加URLを公開していなくても、９桁のミーティングIDを入力すると入室できます。
もしアナタがテキトーに９桁の数字を入力したとして
たまたま世界のどこかで行われている会議の番号と一致したとします。
そのとき会議室にパスワードがかかっていなければ、知らない人の会議やセミナーに参加できてしまうのです。
つまり、アナタが自身が主催する会議にパスワードをかけない場合は
アナタの会議に乱入者が出るかどうかは「運任せ」になってしまいます。
重要な会議やセミナー、恋人や友人との大切な時間に知らない人が入ってくると嫌になりますよね。
そのため入室時にパスワードを求めるように設定しておきましょう。
２．待合室機能を使う
２つ目は「待合室機能を使う」です。
Zoomでは、通常URLをクリック（ID入力）するとすぐに会議室に入ります。
「待合室機能」が設定されている会議では、会議室に入る前に「待合室」に入ります。
この部屋では誰かと話したりするわけではなく「ホストから入室の許可を待つ部屋」です。
つまり、誰か分からない怪しい人がいた場合は、待合室に待機させたまま会議に参加させないようにできるのです。
これはホストの権限を生かした機能であり、この機能があれば悪意のある参加者が入室するのはほぼ不可能でしょう。
しかし、参加者が多くて名前まで把握できないケースでは、入室させるべき参加者まで省いてしまう危険性があります。
３．参加者が揃ったらミーティングをロックする
３つ目は「会議をロックする」です。
事前に参加メンバーが分かっている場合、会議に参加者が揃ったらそれ以上他の人が参加できないように会議をロックできます。
この機能は非常に有効でロックさえかけてしまえば、ひとまず安心できます。
しかし、先ほどと同様に大人数が参加するケースでは使いにくいかもしれません。
４．共同ホストを依頼する（有料プランのみ）
最後は「共同ホストを依頼する」です。
web会議が始まると主催者はファシリテーターや講師を務めるケースが多いでしょう。
しかし実際のweb会議では、以下のようなさまざまな役割が求められます。
主催者の役割
・参加者の管理（不正な参加者や乱入者の把握）
・音声や映像のモニタリング
・導入時、終了時のアナウンス
これらすべてを主催者１人でカバーするのは現実的ではありません。
そのため、できる限り信頼できる人に共同ホストをお願いするようにしましょう。
”共同ホスト”とは、会議の主催者であるホストが権限を与えることで
ホストにしかできない操作の多くを実施できるようになるシステムです。
共同ホストができることは以下です。
共同ホストができること
・参加者のビデオを停止する
・参加者の画面共有を防止する
・参加者の名前を変更する
共同ホストを置くとトラブル対応や運営上の問題を任せることができるので
主催者はファシリテーターや講師に専念できるようになります。
講師やファシリテーターの負担を軽減できるのは、会議の遂行においてとても重要な要素です。
しかし、共同ホストの設定は有料プランのみとなっているので注意してくださいね。
手順解説
さて、これまで安心して会議するための設定について紹介してきました。
ここからはそれぞれの設定方法を写真付きで解説していきます。
１．パスワードを設定する方法
ミーティングにパスワードを設定する方法はいくつかありますが、ここでは「ミーティングをスケジュール」する方法を解説します。
Step１：マイアカウントにサインインする
まずはパソコンのブラウザでZoomのホームページにいきます。
次に右上にある「マイアカウント」をクリックしてサインインします。
すると以下のようなサインイン画面が出てくるので、登録済みのメールアドレスとパスワードを入力してください。
入力が間違っていなければ無事にサインインできます。
Step２：ミーティングリンクにパスワードを埋め込まない設定をする
次は左側にある「設定」をクリックします。
下にスクロールすると「ワンクリックで参加できるようにミーティングリンクにパスワードを埋め込みます」
という項目があるのでここのチェックを外します。
チェックボックスが灰色になっていればOKです。
（気軽さを求める場合にはチェックを外してください。そうすることでURLクリックのみで参加できます）
Step３：ミーティングパスワードを設定する
次に画面中央上にある「ミーティングをスケジュールする」をクリックします。
すると以下のような画面が出てきます。
画面を下にスクロールすると
「ミーティングパスワードを必要とする」という項目にチェックを入れて
右側のボックスに「あなたが使いたいパスワード」を入力して下さい。
パスワードは「英語もしくは数字」が設定可能です。
入力ができたらさらに下にスクロールして「保存」をクリックします。
これでミーティングにパスワードをかけることができました。
参加者にはミーティングのURLとパスワードを伝えましょう。
情報の漏洩を防ぎたいならパスワードはURLと同時に送らず、会議当日に送るのも１つの予防策となるでしょう。
２．待合室を設定する方法
待合室機能を使うにはスケジュールの時点で設定する方法と会議中に設定する方法があります。
スケジュールで設定する方法
まずは先ほどの「パスワードを設定する」と同様に Zoomのホームページ にサインインしてスケジュールの画面にいきます。
下の方までスクロールすると以下のような画面が出てきますので
「待機室を有効にする」にチェックを入れてください。
スケジュール画面からの設定は以上です。
これで参加者を会議室前に「待機室」に入室させることができます。
会議中に設定する方法
ここでは会議がすでに始まっている場合の設定方法を解説します。
まずは画面中央左側にある「セキュリティ」をクリックします。
次に「待機室を有効化」をクリックします。
これで設定完了です。めちゃくちゃカンタンですね♪
待機室を有効にすると参加者は一旦待機室に入るのでホストは待機しているメンバーをこまめにチェックしましょう。
待機メンバーが以下のように表示されるので「許可する」をクリックして会議室への入室を認めます。
３．会議室をロックする方法
参加者が全員揃ったら会議室をロックする方法を解説します。
先ほどの「待機室を有効にする」と同じく、画面中央左側の「セキュリティ」をクリックします。
次に「ミーティングのロック」をクリックします。
ロックするとこれ以上参加することができないので、全員揃っているか確認をしてから設定してくださいね♪
また途中で離脱してしまって再入室するケースもあるので注意が必要です。
４．共同ホストを依頼する方法
最後に「共同ホストを依頼する」方法です。
こちらも先ほどと同じく会議中に設定を行っていきますが、事前にアカウントレベル（ブラウザ）で設定を確認する必要があります。
ブラウザの設定がオンになっていないと会議中に設定できないので注意してください。
Step１：アカウントレベル（ブラウザ）での設定
まずZoomのホームページからサインインして「設定」をクリックします。
下にスクロールしていくと「共同ホスト」という項目があるのでチェックを入れてオンにします。
チェックボックスが青色になっていたらOKです。（↓の画像はオフになっています）
Step２：会議中の操作
ここからは実際の会議中に設定します。
まずは画面下中央にある「参加者」をクリックします。
すると右側に参加者一覧が出てきますので、共同ホストにしたい参加者にカーソルを合わせて「詳細」をクリックします。
※「みすたーがっぱい」が二人いてややこしいですが、赤枠の方を共同ホストとして設定します。
詳細をクリックした後は、「共同ホストにする」をクリック。
すると以下のような確認ウィンドウが出てくるので「共同ホストにする」をクリック。
これで参加者を共同ホストに設定できました。
最後に設定した参加者の名前の横に（共同ホスト）と表示されているか確認します。
ここまでできればアナタの代わりに共同ホストが会議をコントロールできるようになります。
まとめ
いかがでしたか？
Zoomで会議やセミナーを主催するにあたって、運営サイドではさまざまな配慮や設定が必要となります。
今回の内容をまとめると以下のようになります。
ここがポイント
② 待合室機能を使う
③ 参加者が揃ったら会議をロックする
④ 共同ホストを依頼する
この記事で解説した４つの設定をうまく使い分ければ大きな問題なくZoomを使用できるでしょう。
留意しておくべきはZoomの特徴である「手軽さ」を犠牲にしすぎない程度にするということです。
ただ闇雲にこれら４つの設定をかけてしまうと以下のように主催者自身のキャパオーバーや参加者の混乱を招くことになります。
さらに詳しく
・待合室機能が分からず待ち続けてしまう
・共同ホストを任せられる人がいない
・参加者が多すぎて待合室の承認が遅れる
自身の力量や参加者の特性、Zoomで何をしたいのかという状況と目的に沿って設定するようにしましょう。
皆さまのZoomライフがよりよいものになりますように。
それでは♪
