Zoomオンラインセミナー運営の方法（準備編）【ホストが語る】

Zoomオンラインセミナー運営

 

ここ数ヶ月新たな学びの形となっている「オンラインセミナー」。

いや～僕もこれまで数多くのオンラインセミナーに参加して運営にも関わってきました～

日本中、いや世界中どこに住んでいても

手軽に学びにアクセスできるようになっていてほんっとうにベンリ！

その一方で、主催者側が運営に慣れていないケースが多くて

いち参加者として不満を感じることもしばしばあるんですよね・・・

 

そこでこの記事では

「オンラインセミナーを運営する方法（事前準備編）」を解説していきます。

 

↓本番編は以下の記事で解説しています。合わせてご覧ください↓

 

オンラインセミナー運営

 

それでは早速、セミナー運営の準備をサクッと紹介していきますよー♪

セミナー開催にあたってホストがすべきことはめっちゃあります。

実際に僕がやる準備は以下のとおり。

 

 

他にもいろいろとあるんですけど、ひとまずキモとなるのはこんな感じ。

 

 

この記事では「本番前」の準備にフォーカスして解説していきます。

 

それでは、それぞれの項目を見ていきましょー！

 

ホストが本番前にすべきこと

 

登壇者への参加依頼

 

まずは参加してくれる講師を選定し、許可を得ないといけません。

この時に注意すべき点は以下のとおりです。

 

 

①「目的を伝える」は通常の講師依頼と変わらないので割愛！

②「オンラインセミナーの特性を伝える」はとーっても重要。

講師がWeb会議ツールの操作方法を知らなかったり

通信環境がよくないとセミナー自体が成立しないですよね・・・

講師の音声が聞き取りにくいと参加者はストレスが溜まっちゃうし

最悪のケースだとセミナー自体を中止する必要すらあります。

 

③「謝礼を提示する」も大切です。

通常の講師依頼でもそうなんですが

謝礼の提示を早い段階でしておかないと相手を困惑させちゃいます。

オンラインセミナーだとこの部分を蔑ろにされて

踏み倒されるようなケースもあるのできっちり早めに提示しましょう。

 

参加者募集

 

セミナーの内容を検討して登壇者が決まったら参加者を募集しましょう！

広報についてはさまざまな方法がありますが

SNS（FacebookとTwitter）を使うといちばん効率がよいでしょう。

 

参加者リスト作成

 

参加者には当ブログに作成した「フォーム」に必要事項を入力してもらうとよいです。

作成は「Contact Form」を用いています。

最近では「Googleフォーム」を用いる場合が多いですが

今回は以下のような理由からGoogleフォームの使用を見送りました。

 

 

要はフォーム内の「メールアドレス入力」を２回するアレです。

Zoomセミナーでは、参加者に事前に参加用URLを伝える必要がありますが

 

メールアドレスの入力ミスをする方がとーーーーーーっても多い。

 

知っている人ならいざ知らず

知らない人となると連絡が取れないのでこれはとても大きな損失となります。

連絡がつかないと当事者からのクレームに発展しますし

何より「参加したかったけど定員オーバーで参加できなかった」

人たちに迷惑がかかってしまいます。

そのため運営する人は検討しておいたほうが良いカモです。

 

参加者への事前案内

 

参加者への事前案内では以下の点を伝えます。

 

 

開催日時と参加用URLについては分かりやすいので割愛します。

セミナーで苦労するのは「参加時の注意事項」です。

たとえば・・・

参加者には事前にZoomの使いかたを知っておいてもらわないといけません。

ただお願いするだけでは行動につながらないので

YouTubeの解説動画や当ブログの記事を添付しています。

もし、自身で発信しているメディアがない方は

ぜひ以下のブログとYouTubeをご利用くださいね♪

 

YouTubeチャンネルはこちら

 

登壇者への事前説明・事前テスト

 

登壇していただく講師は主役です。

ホストとしては講師の先生方にいかに気持ちよく話してもらえるかが重要になってきます。

そのためには事前に以下の項目を確認する必要があります。

 

 

インターネット環境は最も大切です。

ネット環境が悪いとカメラ映像が荒くなったり

音声が途切れたり、最悪セミナーに参加できません。

自分のインターネット環境を知るには

「インターネット通信速度」を図るとよいです。

ネット速度の確認方法は以下の記事をみてくださいね♪

 

 

次いで大切なのはマイクのチェックです。

オンラインセミナーで音声が悪いのは致命的なので必ずチェックしましょう！

オススメのマイクやその他機器は以下の記事で紹介しています。

 

 

記事を読むのが面倒な方は是非以下のマイクをどうぞ、がっぱいイチオシです。

セミナー中にスライドや動画を使用するには

画面共有・音声共有の操作が必要となります。

本番で操作にモタつくと参加者ライクじゃないので必ず事前にテストしましょう！

こちらの操作方法も以下の記事をのぞいてみてくださいねー。

 

 

ミーティングルーム作成

 

最後に「ミーティングルームを作成」して参加者に送信します。

参加者に参加用URLを送るのは本番当日がよいでしょう。

その理由として「Zoomボム」などの

予期せぬ参加者の乱入はこの参加用URLの流出によるものが多いからです。

余裕をもって一週間前に送信すると

そのURLを知り合いに教えたり掲示板に公開してしまう残念な輩がいるのも事実です。

特に有料セミナーでは

収益や参加者の平等性に関わるので注意しないといけません。。

これですべて解決するじゃないですが、知っておけばホケンとして役立つでしょう。

 

またメールを送る際には「迷惑メール」と認識されないようにするのが大切です。

そのためには単に一斉メールするのではなく

SMTPを利用するなどして対策しておくとよいでしょう。

 

まとめ

 

この記事では「オンラインセミナー運営の方法（準備編）」を解説しました。

内容をまとめると以下のような感じです。

 

 

主催者（ホスト）は、本番の運営だけでなく事前準備がとても大切です。

記事内で解説した内容をしっかり押さえておけば大きな失敗を防ぐことができるでしょう。

 

次回は「オンラインセミナー運営の方法（本番編）」でお会いしましょう。

↓本番編は以下の記事で解説しています。合わせてご覧ください↓

 

↓操作方法に不安がある方には「基本操作のまとめ記事」がオススメです↓

 

それでは。